Cosa è e come funziona la comunicazione efficace: impariamo a condividere i valori della cooperazione.

La comunicazione interpersonale sembra qualcosa di facile, qualcosa che tutti sanno fare, in realtà nasconde una struttura complessa e spesso difficile da comprendere e applicare: coinvolge infatti più persone, ed è basata su una relazione in cui gli interlocutori si influenzano vicendevolmente. Vediamo come.

La comunicazione interpersonale sembra qualcosa di facile, qualcosa che tutti sanno fare, in realtà nasconde una struttura complessa e spesso difficile da comprendere e applicare: coinvolge infatti più persone, ed è basata su una relazione in cui gli interlocutori si influenzano vicendevolmente. Vediamo come.

A cosa serve la comunicazione efficace? Certamente in ambito lavorativo e ancora di più “cooperativo” a generare relazioni positive!

Ecco spiegato perché parlare di comunicazione nell’ambito del Progetto Cresco è importante: questo progetto opera per lo sviluppo e l’innovazione dei processi cooperativi finalizzati sia alla nascita di nuove realtà, sia alla crescita e allo sviluppo di realtà già consolidate sul territorio; un progetto per promuovere e diffondere sul territorio regionale il modello di impresa cooperativa. Oggi, un’idea di impresa solida non può essere slegata da una comunicazione efficace. Le tecniche di comunicazione possono essere utilizzate con successo da ciascuna impresa cooperativa, singolo imprenditore, venditore o libero professionista che desideri costruire delle relazioni migliori con i propri soci, partner e con i potenziali clienti e fornitori. Una comunicazione per entrare in empatia e costruire un rapporto in modo rapido e veloce.

La radice del termine comunicazione deriva dal verbo greco koinonéo (partecipo), che rimanda all’idea della Koinè, della comunità, e al latino communico (mettere in comune, condividere), che implica sempre una relazione e uno scambio. Dunque la comunicazione in qualsiasi modo sia intesa, ha a che fare con un passaggio, un mettere in comune qualcosa, una trasmissione da qualcuno a qualcun altro: uno scambio, che può essere di informazioni, di convenevoli o in modo più impegnativo uno scambio di competenze o di abilità o di valori. Un incontro tra soggetti che escono dalla propria individualità e si incontrano: nello scambio c’è quindi reciprocità.

Un concetto, anzi un valore quello della reciprocità molto affine al mondo cooperativo: per cooperare in modo democratico è infatti necessario aderire a questo valore. La reciprocità impegna a comportarsi verso gli altri come si vorrebbe gli altri si comportassero verso di noi. Essa comporta la disposizione ad agire nella convinzione che donare è importante quanto ricevere e che, solo grazie allo scambio reciproco di beni materiali, spirituali e relazionali, è possibile contribuire alla costruzione di una società e di un’economia più eque. Soprattutto la comunicazione di una cooperativa non può che emergere dall’ideazione, espressione, interpretazione e valorizzazione della sua inconfondibile origine culturale.

Allora, come si può comunicare in modo più efficace? Per iniziare vediamo cosa intendiamo per efficace: “ciò che si rivela capace di produrre l’effetto cercato” dice il dizionario, quindi in modo funzionale agli scopi che motivano la comunicazione stessa. Quando è quindi “efficace” una comunicazione?Una comunicazione è efficace quando il messaggio è ricevuto e ben compreso nello stesso modo dal trasmittente/emittente e dal ricevente/destinatario, cioè quando entrambi attribuiscono ad un certo messaggio lo stesso significato.

Per capire questi due concetti, trasmittente e ricevente, ricordiamo che tutte le teorie della comunicazione hanno accolto il modello fondamentale della comunicazione proposto negli anni Cinquanta dal linguista Roman Jacobson. Secondo tale modello, la comunicazione è un’attività bidirezionale in cui la fonte EMITTENTE invia un MESSAGGIO a un DESTINATARIO all’interno di un CONTESTO, utilizzando diversi CANALI/strumenti (telefono, tv, radio, bocca, ecc.) e servendosi di un CODICE comune (il CODICE è l’insieme delle convenzioni segniche per cui è stabilito che un dato segno mimico, fonico, linguistico, ecc ha un dato significato).

Ecco allora che i componenti fondamentali della comunicazione interpersonale, quegli elementi cioè senza i quali non sarebbe possibile nessuno scambio comunicativo, di base sono tre:

. MITTENTE (o EMITTENTE) “codificatore”

. MESSAGGIO (contenuto della trasmissione)

. DESTINATARIO (o RICEVENTE) “decodificatore”

Perché esista comunicazione, ci deve essere però una reazione al messaggio. Da questa prospettiva quindi, un individuo non comunica (trasmette) ma partecipa ad una comunicazione. Questo avviene quando si restituisce un feedback. Il termine “Feed Back” nasce dall’applicazione nel campo della didattica di un principio originariamente elaborato nell’ambito della cibernetica. Esso consiste nel far sì che le informazioni relative ad un processo in corso ne consentano l’immediata ristrutturazione ai fini del raggiungimento degli obiettivi del processo stesso. Vale a dire che in una comunicazione si ha feedback quando il ricevente si rende soggetto attivo della comunicazione stessa, non ascolta più passivamente ma restituisce una comunicazione all’emittente: quindi il feedback è una comunicazione che agisce sull’emittente, ritorna cioè sul soggetto originario della comunicazione.

Osserviamo allora costantemente il nostro interlocutore alla ricerca di segnali che ci assicurino che stia ascoltando, che il messaggio sia stato ricevuto, capito e approvato, per regolarci di conseguenza e raggiungere il nostro obiettivo comunicativo.

Certo, la comunicazione, da sola, non garantisce che i messaggi arrivino in maniera coerente con le intenzioni ed i significati che ciascun soggetto vuole dare ai messaggi. Nella comunicazione c’è come un “rumore” di sottofondo che produce effetti sulla quantità e la qualità della nostra comunicazione.

In qualsiasi messaggio che passa tra due persone che comunicano, si può verificare una perdita di efficacia che va dal 100% al 10% dovuta a questa “dispersione”: con un gioco di numeri potremmo dire … se ciò che ho intenzione di dire è pari a 100, ciò che dico veramente sarà pari a 70, ma ciò che l’altro avrà sentito sarà pari a 40 e magari ciò che l’altro avrà capito non sarà più di 20 e ciò che alla fine il nostro interlocutore avrà trattenuto forse sarà il 10 del nostro contenuto originale.

Le cause che generano questa distorsione o dispersione, questo rumore, questa perdita di efficacia, sono diverse: l’ambiente, l’esperienza individuale, il momento in cui avviene quella comunicazione e il proprio stato d’animo. Fattori che non possono mai essere tralasciati.

Il “rumore” può manifestarsi sia a livello tecnico (rumori in sottofondo, scariche elettriche al telefono) che a livello semantico (differenze culturali, sociali, ecc.) e questo avviene perché ogni comunicazione ha un aspetto di contenuto e uno di relazione (contenuto: cosa si comunica; relazione: come si comunica).

Ogni individuo vive immerso in un mondo dal quale riceve un numero enorme d’informazioni. Queste informazioni arrivano al cervello attraverso gli stimoli che colpiscono i recettori sensoriali. In questo processo gran parte delle informazioni come dicevamo vengono perdute e questo dipende dai filtri neurologici, biologici, sociali, culturali, genetici ed individuali: alcune rimangono a livello inconsapevole e pochissime a livello consapevole. Quali informazioni sono tenute e quali perse dipende da dove e come la mente focalizza la sua attenzione. Il modo di assumere le informazioni nell’ambito di un’esperienza, di metterle in relazione e di renderle disponibili per poterle utilizzare in contesti analoghi è diverso per ogni persona.

Quali sono, dunque, le caratteristiche della comunicazione efficace? Nel manuale Effective Public Relations (1953), il professor Scott M. Cutlip della University of Winsconsin ne identificò sette, che oggi sono conosciute come “7 C’s of Communication” (le 7 C della comunicazione).

Completezza (Completeness): per essere efficace, la comunicazione deve essere completa, ovvero contenere tutte le informazioni necessarie al ricevente per valutare un’offerta/una situazione o per risolvere un problema.

Concisione (Conciseness): un messaggio corto e un messaggio conciso non sono la stessa cosa. Essere concisi significa comunicare solo le informazioni pertinenti al contenuto del messaggio

Considerazione (Consideration): per comunicare in modo efficace poi, è necessario che l’emittente prenda in considerazione il punto di vista del ricevente, le sue necessità ed il suo stato d’animo.

Concretezza (Concreteness): la comunicazione efficace è inoltre concreta, ovvero si basa su dati e fatti per supportare i contenuti del messaggio. Comunicare in modo concreto significa anche rispondere in modo puntuale alle domande, o sviluppare le proprie argomentazioni partendo dal caso specifico in esame anziché da teorie e casi generali.

Cortesia (Courtesy): comunicare in modo cortese, senza aggredire l’interlocutore e senza voler forzare una risposta, significa migliorare il clima della comunicazione e predispone emittente e ricevente a una conversazione positiva e costruttiva.

Chiarezza (Clearness): un’altra delle caratteristiche della comunicazione efficace è la chiarezza, ovvero la specificità del messaggio. Comunicare in modo chiaro significa concentrarsi su un solo obiettivo, enfatizzandone così l’importanza e rendendo più semplice l’assimilazione del messaggio da parte del ricevente.

Correttezza (Correctness): per essere efficace, infine, la comunicazione deve essere svolta in modo corretto. L’assenza di errori grammaticali o sintattici aumenta l’impatto del messaggio, influendo positivamente anche sull’impressione che il ricevente ottiene dell’emittente durante la comunicazione.

La comunicazione efficace consente di essere capiti, migliora le relazioni, è fondamentale per raggiungere i propri obiettivi fuori e dentro il lavoro. Argomenti che sono stati affrontati proprio nei seminari informativi del Progetto Cresco: dalle teorie della comunicazione alla programmazione neurolinguistica, dalla logica della cooperazione tra individui ai casi pratici per l’ideazione di un sistema comunicativo e cooperativo efficace, dall’autodiagnosi del proprio orientamento di leadership alla leadership come strumento di innovazione e miglioramento.

Perché la comunicazione è lo strumento indispensabile per far sì che le idee diventino realtà, ma è al tempo stesso lo strumento che permette di fare tesoro di ciò che le persone possono insegnarci.

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